Informativa Privacy — FMS

1. Premessa e ambito

Questa informativa descrive come vengono trattati i dati personali nell'ambito della landing FMS disponibile all'indirizzo https://fms.vaultalent.com.

L'informativa riguarda esclusivamente:

• la navigazione della landing;
• i dati tecnici necessari a erogare e proteggere il sito;
• le statistiche di utilizzo raccolte mediante PostHog;
• il click sul pulsante “Prenota una demo” e la successiva prenotazione tramite Google Calendar;
• gli eventuali contatti direttamente collegati alla richiesta di demo.

La landing non contiene un form interno di raccolta dei contatti e non utilizza un proprio database per acquisire le richieste demo.

Questa informativa non riguarda il futuro utilizzo del gestionale FMS da parte dei clienti, i dati caricati dai clienti o dai loro operatori nel servizio SaaS, il Digital Assessment Vaultalent, newsletter, marketing automation o altri servizi di Vaultalent. Tali trattamenti, se attivati, saranno regolati da informative o accordi separati.

2. Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento è:

VAULTALENT di Vacante Francesco
P. IVA: IT02157920899
Email: francesco.vacante@vaultalent.com

3. Tipologia di dati trattati

In relazione alla landing FMS possono essere trattate le seguenti categorie di dati.

Dati di navigazione e tecnici

Durante la connessione al sito i sistemi informatici e i fornitori tecnici possono trattare informazioni quali:

• indirizzo IP;
• data e ora della richiesta;
• URL e pagina richiesta;
• browser, user agent e sistema operativo;
• informazioni tecniche sul dispositivo, sulla connessione e sulla visualizzazione della pagina;
• eventuali log tecnici, diagnostici o di sicurezza.

Dati analytics

Il servizio analytics può trattare URL e percorso della pagina, referrer, browser e relativa versione, sistema operativo, lingua, tipo di dispositivo, dimensioni dello schermo e della finestra del browser, fuso orario, timestamp, parametri di attribuzione o UTM eventualmente presenti, identificatori tecnici cookieless, di sessione e di visualizzazione della pagina.

Possono inoltre essere registrate informazioni sull'utilizzo della landing, come la visualizzazione della pagina, l'uscita dalla pagina, le sezioni consultate, il click sul pulsante per prenotare una demo, la durata della visita e la profondità di visualizzazione o scorrimento dei contenuti.

Dati per la prenotazione della demo

La pagina esterna di Google Calendar attualmente richiede:

• obbligatori: nome, cognome, indirizzo email e nome dell'azienda;
• facoltativi: numero di telefono e indicazione della principale difficoltà o esigenza;
• data e ora selezionate e altre informazioni tecniche necessarie a creare e gestire l'appuntamento.

Si invita a non inserire nei campi liberi dati non necessari, informazioni relative a terzi o dati particolarmente delicati.

4. Dati di navigazione e funzionamento del sito

I dati tecnici vengono trattati automaticamente quando l'utente visita la landing. Servono a:

• rendere disponibile il sito e i suoi contenuti;
• gestire correttamente le richieste di rete;
• garantire stabilità, sicurezza e prevenzione degli abusi;
• diagnosticare errori o problemi tecnici.

La base giuridica è il legittimo interesse del Titolare, ai sensi dell'art. 6, par. 1, lett. f) GDPR, a rendere disponibile un sito sicuro, funzionante e affidabile.

5. Analytics — PostHog

FMS utilizza PostHog Cloud EU per produrre statistiche sull'utilizzo della landing e comprenderne l'efficacia.

PostHog è configurato in modalità cookieless e non utilizza cookie analitici persistenti né localStorage o sessionStorage per identificare il visitatore.

L'assenza di cookie non significa assenza di trattamento. Per produrre le statistiche, PostHog può elaborare informazioni tecniche quali indirizzo IP, user agent e hostname per generare sul server un identificatore cookieless che cambia quotidianamente. Sono inoltre utilizzati identificatori tecnici di sessione e di visualizzazione della pagina.

Gli eventi attualmente misurati riguardano:

• visualizzazione della pagina (Pageview);
• uscita dalla pagina (Pageleave);
• visualizzazione delle sezioni della landing (section_view);
• click sul pulsante di prenotazione della demo (book_demo_click).

I dati analytics sono utilizzati per elaborare indicatori statistici e analisi complessive sull'utilizzo e sull'efficacia del sito, in particolare per:

• misurare le visite e l'utilizzo della landing;
• comprendere quali sezioni vengono consultate;
• misurare l'interesse verso la richiesta di demo;
• valutare l'efficacia del sito;
• migliorare struttura, contenuti e percorso di navigazione.

La configurazione non utilizza autocapture, profili persona, proprietà personalizzate riferite a persone, funzioni identify o alias, session recording, heatmap, survey, misurazione delle performance/web vitals o rilevazione dei dead click. I dati non sono utilizzati da FMS per pubblicità, remarketing, profilazione commerciale nominativa o decisioni automatizzate sull'utente.

La base giuridica del trattamento analytics è il legittimo interesse del Titolare, ai sensi dell'art. 6, par. 1, lett. f) GDPR, a misurare l'utilizzo e l'efficacia della landing, migliorare i contenuti e comprendere l'interesse verso la richiesta di demo.

L'interessato può opporsi a questo trattamento per motivi connessi alla propria situazione particolare, secondo quanto indicato nelle sezioni 15 e 16.

6. Cookie e altri strumenti di tracciamento

Alla data di aggiornamento di questa informativa, la landing FMS non imposta propri cookie analitici o pubblicitari. PostHog è utilizzato in modalità cookieless e non utilizza cookie analitici persistenti né localStorage o sessionStorage per identificare il visitatore.

PostHog tratta comunque informazioni tecniche e identificatori temporanei per finalità statistiche, come descritto nella sezione precedente. La landing non utilizza cookie pubblicitari, remarketing, session replay o heatmap.

Queste indicazioni riguardano la landing fms.vaultalent.com. Dopo il click su un collegamento esterno, come Google Calendar, il servizio raggiunto può utilizzare cookie o altri strumenti secondo le proprie condizioni e informative.

Per informazioni o per esercitare il diritto di opposizione rispetto al trattamento analytics è possibile scrivere a francesco.vacante@vaultalent.com.

7. Prenotazione della demo tramite Google Calendar

Il pulsante “Prenota una demo” è un normale collegamento esterno a Google Calendar. La landing FMS non incorpora iframe, moduli o script Google per la prenotazione. Il click può essere registrato da PostHog come evento statistico, secondo quanto descritto nella sezione 5.

Dopo il click l'utente lascia fms.vaultalent.com e accede all'ambiente Google. Su tale pagina trovano applicazione anche le condizioni e l'informativa privacy di Google.

VAULTALENT tratta i dati ricevuti tramite la prenotazione per:

• organizzare la demo FMS;
• gestire la richiesta dell'interessato;
• inviare comunicazioni e svolgere eventuali contatti successivi direttamente collegati alla richiesta.

La base giuridica è l'esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell'interessato, ai sensi dell'art. 6, par. 1, lett. b) GDPR. La prenotazione non comporta l'iscrizione a newsletter né l'automatica attivazione di comunicazioni promozionali.

8. Finalità e basi giuridiche

In sintesi, i dati sono trattati per le seguenti finalità:

1. Erogazione e sicurezza della landing: legittimo interesse del Titolare a fornire un sito stabile e sicuro, art. 6, par. 1, lett. f) GDPR.
2. Statistiche e miglioramento tramite PostHog: legittimo interesse del Titolare a misurare utilizzo, efficacia e interesse verso la demo e a migliorare struttura e contenuti, art. 6, par. 1, lett. f) GDPR.
3. Prenotazione e gestione della demo: misure precontrattuali adottate su richiesta dell'interessato, art. 6, par. 1, lett. b) GDPR.
4. Adempimento di obblighi e tutela dei diritti: adempimento di obblighi legali, quando applicabili, art. 6, par. 1, lett. c) GDPR, oppure legittimo interesse alla gestione di contestazioni e alla difesa di un diritto, art. 6, par. 1, lett. f) GDPR.

I dati della prenotazione non sono utilizzati per newsletter o marketing automation nell'ambito descritto da questa informativa.

9. Natura del conferimento

Navigazione

I dati tecnici necessari vengono trattati automaticamente. Senza tali dati non è possibile stabilire la connessione, mostrare correttamente la landing o garantirne la sicurezza.

Analytics

Il trattamento analytics avviene durante la navigazione e non richiede la compilazione di campi da parte dell'utente. L'interessato può esercitare il diritto di opposizione nei casi previsti dall'art. 21 GDPR.

Prenotazione della demo

Il conferimento di nome, cognome, email, nome dell'azienda, data e ora è necessario per gestire la prenotazione tramite la procedura disponibile. Il mancato conferimento impedisce di completare la prenotazione con tale modalità.

Il numero di telefono e la descrizione della principale difficoltà o esigenza sono facoltativi. La loro mancata indicazione non impedisce la prenotazione.

10. Modalità del trattamento e sicurezza

Il trattamento avviene prevalentemente con strumenti elettronici e secondo i principi di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione, esattezza e limitazione della conservazione.

Il Titolare adotta misure tecniche e organizzative proporzionate ai rischi, dirette a proteggere i dati da accessi non autorizzati, perdita, uso improprio, alterazione o divulgazione. L'accesso è limitato ai soggetti che ne hanno necessità per le finalità descritte.

11. Destinatari e fornitori

I dati possono essere trattati, nei limiti necessari, da:

• fornitori di hosting, infrastruttura cloud e servizi tecnici;
• fornitori di analytics, incluso PostHog;
• fornitori di strumenti di produttività e calendarizzazione, incluso Google Calendar;
• collaboratori, consulenti o altri soggetti autorizzati quando necessario per gestire il sito, la demo o una richiesta dell'interessato;
• autorità o soggetti ai quali la comunicazione sia dovuta per legge.

I fornitori operano, a seconda delle attività svolte e dei relativi accordi, come responsabili del trattamento per conto di VAULTALENT oppure come autonomi titolari per i trattamenti determinati direttamente da loro. I dati non sono diffusi.

12. Trasferimenti verso Paesi extra SEE

Alcuni fornitori internazionali di servizi cloud, analytics o produttività possono trattare dati o consentirne l'accesso da Paesi situati al di fuori dello Spazio Economico Europeo (SEE).

Quando richiesto, tali trasferimenti vengono regolati mediante gli strumenti previsti dagli articoli 44 e seguenti del GDPR, come:

• decisioni di adeguatezza della Commissione europea;
• EU-US Data Privacy Framework, per le organizzazioni statunitensi aderenti e per i trattamenti coperti;
• Clausole Contrattuali Standard approvate dalla Commissione europea;
• altre garanzie applicabili previste dalla normativa.

Per informazioni sulle garanzie applicabili o per richiederne una copia, nei limiti consentiti, è possibile contattare il Titolare all'indirizzo indicato nella sezione 2.

13. Periodo di conservazione

I dati sono conservati secondo criteri proporzionati alle finalità per le quali sono stati raccolti.

Dati tecnici e log

Sono conservati per il tempo strettamente necessario a erogare e proteggere il sito, diagnosticare problemi e gestire eventuali incidenti o richieste delle autorità. I periodi possono dipendere anche dalle impostazioni e dai tempi tecnici dei fornitori infrastrutturali.

Dati analytics

I dati analytics sono attualmente conservati da PostHog per un periodo massimo di 12 mesi, coerentemente con la retention prevista dal piano utilizzato. Alla scadenza vengono eliminati secondo i processi del fornitore. Il Titolare limita in ogni caso la conservazione a quanto necessario per le finalità statistiche e di miglioramento descritte. In caso di modifica della configurazione o del periodo di conservazione, questa informativa sarà aggiornata.

Dati della richiesta demo

Sono conservati per il tempo necessario a organizzare l'appuntamento e gestire gli eventuali contatti precontrattuali successivi. In seguito vengono cancellati oppure, se viene instaurato un rapporto professionale, sono conservati nella misura necessaria a gestire e tutelare tale rapporto o ad adempiere obblighi di legge.

Un periodo più lungo può essere applicato quando necessario per accertare, esercitare o difendere un diritto o per rispettare un obbligo normativo.

14. Profilazione e decisioni automatizzate

La landing non effettua decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici o effetti analogamente significativi sull'utente ai sensi dell'art. 22 GDPR.

PostHog è utilizzato per elaborare indicatori statistici e analizzare nel complesso il funzionamento e l'efficacia del sito. La configurazione non crea profili nominativi degli utenti e non viene utilizzata per advertising, remarketing o decisioni commerciali individuali.

15. Diritti dell'interessato

Nei casi e nei limiti previsti dal GDPR, l'interessato può chiedere:

• l'accesso ai propri dati personali e alle informazioni sul loro trattamento;
• la rettifica dei dati inesatti o l'integrazione di quelli incompleti;
• la cancellazione dei dati;
• la limitazione del trattamento;
• la portabilità dei dati, quando applicabile;
• l'opposizione ai trattamenti fondati sul legittimo interesse;
• informazioni sui destinatari ai quali siano state comunicate rettifiche, cancellazioni o limitazioni, quando applicabile.

Diritto di opposizione

Ai sensi dell'art. 21 GDPR, l'interessato può opporsi in qualsiasi momento, per motivi connessi alla propria situazione particolare, ai trattamenti fondati sul legittimo interesse, inclusi i trattamenti analytics descritti in questa informativa. In seguito all'opposizione, il Titolare si astiene dal proseguire il trattamento salvo che dimostri l'esistenza di motivi legittimi cogenti prevalenti oppure che il trattamento sia necessario per accertare, esercitare o difendere un diritto.

Qualora in futuro venissero attivati trattamenti basati sul consenso, l'interessato potrà revocare il consenso in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca. I trattamenti analytics e di prenotazione descritti nella presente informativa non sono basati sul consenso.

L'interessato può inoltre proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, fatto salvo ogni altro ricorso amministrativo o giurisdizionale.

16. Modalità di esercizio dei diritti

Per esercitare i propri diritti o richiedere chiarimenti è possibile scrivere a:

francesco.vacante@vaultalent.com

La richiesta sarà gestita nei termini previsti dal GDPR. Quando necessario, il Titolare può chiedere informazioni aggiuntive strettamente necessarie a verificare l'identità del richiedente o a individuare i dati interessati dalla richiesta.

17. Modifiche e aggiornamenti

Questa informativa può essere aggiornata in seguito a modifiche normative, tecniche, organizzative o funzionali della landing FMS. La versione pubblicata su questa pagina indica la data dell'ultimo aggiornamento.

Le modifiche sostanziali saranno rese conoscibili con modalità proporzionate alla loro rilevanza. Si invita pertanto a consultare periodicamente questa pagina.